Soutenir les quartiers commerçants en période de chantier

Selon le type de chantier, l'accompagnement sera déployé différemment.
Nous proposons la typologie de chantier suivante :

Chantiers d’envergure" extra-locale " :
•+ de 100 commerces en front du chantier
•+ d’1 an
•Changement dans la fonctionnalité et l’identité du territoire : un réel changement dans la manière dont les chalands évoluent dans le quartier à pied et en voiture est opéré.

Chantiers d’envergure "locale"
• - de 100 commerces en front de chantier
• - d’1 an
• Aucun changement dans la fonctionnalité et l’identité du territoire n’est opéré.

Le déroulé de cet engagement concerne les chantiers d'envergure "extra-locale".
Pour des chantiers d'envergure "locale" nous vous proposons de lire la story "Pourquoi et comment accompagner les chantiers dans les quartiers commerçants" et de télécharger le guide qui y est inclus. Il est composé de conseils et d'outils spécifiques.

Nous considérons les acteurs d'un chantier comme étant : les institutions publiques locales concernées, les associations de commerçants, les pilotes du chantier (entrepreneurs, impétrants,...).
En phase préalable il est primordial d'inviter les acteurs d'un chantier urbain à s'engager dans une vision et un processus communs. Une première réunion est donc organisée afin de :

- Définir le Groupe de Travail du Chantier (GTC)
- Déterminer qui est le coordinateur du projet d’accompagnement commercial du chantier
- Présenter la méthodologie d’accompagnement
- Répartir les rôles de chaque partie prenante

Cette étude définit la gêne occasionnée par les travaux urbains, à l'échelle du territoire, et pour les usagers du lieu concerné. Son analyse, permet de définir par la suite, les axes et actions prioritaires à développer pour gérer au mieux un chantier urbain. elle comprend différentes actions :
- Définir les besoins des parties prenantes
- Faire un diagnostic du périmètre commercial
- Produire des indicateurs d'impact du chantier (Flux piétons, chiffres d’affaire, ouvertures/fermetures des commerces, répartitions du type de commerce-franchisés, enseignes, indépendants)
- Rédiger l'étude

Après lecture de l'étude d'impact Le GTC Définit les objectifs auxquels répondre pour chacun des 5 axes d'intervention suivants : communication, circulation, investissements structurels, dynamisation du quartier en chantier, accompagnement des commerçants

Le Participants se retrouve pour penser et proposer collectivement les idées à développer pour répondre aux objectifs du "chantier idéal" précédemment définis dans l'étude d'impact.

Les idées sont testées et validées auprès des utilisateurs afin de sélectionner lesquelles, seront les plus pertinentes à développer.

La phase de co-création se termine par la rédaction Brief de projet pour chaque action à développer et leur compilation dans un plan d'action partagé.
La rédaction du plan d’action est une étape décisive de tout accompagnement de chantier. Il s’agit de traduire de manière opérationnelle les besoins et recommandations que les commerçants ont exprimés pendant les ateliers d’idéation.
Il constitue le document de référence essentiel pendant tout l’accompagnement du chantier depuis le lancement des actions sur le terrain jusqu’à leur évaluation.
Les grands axes abordés doivent être conformes à ceux qui ont structuré l’étude d’impact commercial soit :
1. Coordination des parties prenantes et modalités de gouvernance
2. Communication
3. Investissements publics et privés dans le quartier
4. Circulation et accessibilité
5. Renforcement de la capacité de résilience des commerçants
6. Services à la clientèle
7. Créativité et animations
8. Indemnisations et solutions de financement

Pour chacune des mesures d’accompagnement, les partenaires impliqués, les ressources humaines et financières et la temporalité doivent être précisés. Les responsabilités des parties prenantes sont ainsi bien définies.
Ce plan d’action intervient sur trois temporalités liées à la période de travaux :
- Avant
- Pendant
- Après le chantier

Le plan d’action présente un rétroplanning des mesures d’accompagnement.

Il devient une réelle feuille de route pour le suivi des actions qui s’effectue lors de réunions de pilotage.
Il peut également faire l’objet d’une convention de collaboration officielle entre les différents partenaires. Par exemple, une approbation officielle du plan d’action par les autorités publiques impliquées dans l’accompagnement du chantier.

Pour la première réunion il est important de présenter le projet de réaménagement aux commerçants et aux riverains.
Ces différents points devront être abordés :
- Les grandes lignes directrices du projet (concept, aménagement, mobilité, qualité de vie et participation)
- Les différentes fonctions du territoire réaménagé (entrées écoles, espace de repos, caractère ludique-artistique,...)
- La place à l’animation de l’espace public
- La place à la végétalisation du quartier
- Les différents modes de déplacement envisagés (transports en commun, voitures, cyclos, piétons, personnes à mobilité réduite)
- Le type de revêtement est prévu ? De quelle manière sera réalisé son entretien ?
- Les types de mobiliers urbains sont prévus ?
- Les types de poubelles prévus (enterrées, etc.).
- Les types d’éclairage prévus (lampadaires, au sol, etc..).
- Les itinéraires cyclables prévus
- Les types d’aménagement pour les cyclos prévus (arceaux, etc..).
- Les types d’arrêts de transports en commun prévus.
- L'offre de stationnement prévue (en surface, en souterrain).

Les opérateurs du chantier convient les commerçants et les riverains à deux sessions d’information sur le projet de réaménagement et la gestion du chantier. Ces séances permettent aux impétrants d’écouter les craintes et les besoins de ces publics concernant les travaux et leur impact. Dupliquer ces deux moments d’échange est pertinent car ces deux profils n’ont pas forcément les mêmes besoins et attentes que cela soit au niveau du chantier ou du projet. Ces sessions peuvent être organisées à chaque changement de phase du chantier.

Différentes méthodes peuvent aider au bon développement des projets. Parmi elles, on peut lister les méthodes agiles, la méthode adaptative, la méthode du chemin critique, la méthode PRINCE2, ou encore la méthode du Lean Management.

Afin de suivre la mise en place des différentes mesures d’accompagnement, des réunions de pilotage à échéance régulière (tous les mois par exemple) s’avèrent nécessaires pour que toutes les parties prenantes puissent prendre connaissance de la mise en œuvre et de l’impact des actions sur le terrain.
Plus particulièrement, ces réunions permettent aussi d’adapter les actions quand cela est nécessaire. Chacun des partenaires se voit responsable de la gestion des actions qu’il entend déployer. Ces espaces de dialogue permettent un monitoring des actions plus efficaces et efficients en renforçant la communication entre les stakeholders.

Deux outils peuvent être mobilisés lors de ces réunions : le premier, le doodle qui permet de concilier les agendas des différents participants pour trouver aisément une disponibilité commune et le second, le pv de la réunion permet de synthétiser et partager l’état d’avancement des projets.

Dans un processus d'amélioration continue les actions mises en place sont évaluées par toutes les parties prenantes à chaque projet