Méthode

Forum ouvert

Méthode d’intelligence collective permettant de structurer en plusieurs ateliers les discussions et recherches autour d’une thématique. Cette méthode permet de traiter différents aspects d’un thème en très grand groupe et laisse le participant libre de ses sujets de discussion. La programme de l’évènement se définie en commun avec l’assemblée en début d’atelier et permet de définir le déroulement de l’évènement.

Phase

Recherche

Type

  • Emergence

Durée

3h30

Difficulté

4/5

Niveau d'implication

informant,

Nombre d'usagers

De 30 à 500

Profil usagers

Usagers comprenant la problématique et ayant une expérience personnelle autour du sujet.

Équipe

1 modérateur général, autant de secrétaires/responsables d’atelier que de sujets de discussion (le secrétaire/modérateur est un participant, il est responsable de son groupe), des logisticiens pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation pratique.

Lieu

Un grand cercle de chaises pour les séances plénières où se retrouvent tous les participants, des petits cercles de chaises pour les séances en ateliers, la place du marché, le grand journal, la salle des nouvelles

Matériels

Flip-chart, stylos, feutres, post-it, ordinateurs

Avantages

Traiter une thématique en très grand nombre Favoriser la liberté d’expression et permettre la sélection de sujets prioritaires Etablir une ambiance de networking

Points d'attention

Risque de ne pas traiter certains sujets en profondeur Demande un suivi assez important pendant et après l’événement

Préparation

  • Sélection de la thématique à traiter
  • Impression et affichage des règles du forum ouvert dans dans la salle plénière

  • Impression des fiches de compte rendu pour chaque atelier
  • Impression de la fiche outil« programme » pour chaque participant
  • Impression et affichage de la grille vierge des agendas de la journée
  • Préparation des ordinateurs.
  • Organisation du catering : prévoir boissons et repas en fonction du nombre de participants

  • Recrutement et briefing de l’équipe encadrante.
  • Invitation des participants en fonction du profil type des usagers

Déroulement

Accueil

30 min

Accueillir les participants en enregistrant leurs coordonnées et les inviter à s’installer en séance plénière.

Présentation

En plénière, le modérateur expose le concept, le déroulé et les objectifs de la journée il expose également les règles du forum ouvert à tous les participants :

Phase d'emergence

30 min

En session plénière, les participants volontaires proposent un sujet de discussion à l’assemblée et affichent sur le mur, à la « place des marchés » la question qu’ils veulent traiter en atelier.

  • Le modérateur explique au participant le principe de « proposition de sujets » et annonce que chaque porteur de thématique sera le responsable de son atelier dans la modération et le compte rendu

  • Le modérateur anime la discussion jusqu’au nombre de sujets souhaités.

Choix des sujets

15 min

Les participants sont invités à se déplacer devant « La place des marchés » et choisir les ateliers auxquels ils veulent participer.

  • Les participants inscrivent sur leur « fiche programme » les ateliers

  • Le modérateur annonce les timings et lance la phase des Ateliers

Ateliers

3x30 min

Les participants sont invités à se répartir dans les ateliers par petits groupes de 15 personnes maximum. 3 sessions d’ateliers sont organisées pendant l’évènement

  • Le responsable d’atelier lance la discussion et prend note du débat sur sa fiche de retranscription (Fiche outil « Compte-rendu »)

  • Les participants discutent et sont libres d’aller et venir comme bon leur semble

Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière

Les responsables d’atelier sont invités à retranscrire après chaque atelier sur les ordinateurs dans la salle des nouvelles le compte rendu de leur discussion. Les comptes-rendus sont imprimés et affichés au fur et à mesure par le modérateur principal afin que chaque participant puisse en prendre connaissance.

Clotûre

30 min

Les participants sont invités à rejoindre le cercle central en plénière. Chacun d’entre eux, en une phrase exprime son ressenti sur l’événement et sur les discussions auxquelles il a participé.

Transmission

  • Envoi des comptes-rendus à chaque participant

  • (Rédiger et publier un article sur l’atelier)
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