Methode

Open Forum

Methode van collectieve intelligentie om de discussies en onderzoeken in verschillende workshops te structureren rond een bepaald thema Deze methode maakt het mogelijk om verschillende aspecten van een thema in een zeer grote groep te behandelen en geeft de deelnemer een vrije keuze wat betreft de gespreksonderwerpen. Het programma van het evenement wordt aan het begin van de workshop met de hele groep bepaald en dient als leidraad voor het verloop van het evenement.

Fase

Onderzoek

Type oefening

  • Ontwikkeling van ideeën

Duur

3:30

Moeilijkheid

4/5

Mate van betrokkenheid

informant,

Aantal

van 30 tot 500

Profiel

Gebruikers die de problematiek begrijpen en persoonlijke ervaring hebben in verband met het onderwerp.

Operationeel team

1 algemene moderator, zoveel secretarissen / workshopverantwoordelijken als er gespreksonderwerpen zijn (de secretaris / moderator is een deelnemer, hij is verantwoordelijk voor zijn groep), logistici om ervoor te zorgen dat de organisatie vlot verloopt

Plaats

een grote kring van stoelen voor de gezamenlijke sessies waaraan alle deelnemers deelnemen, kleine kringen van stoelen voor de workshopssessies, de marktplaats, de grote krant, het nieuwslokaal

Benodigd materiaal

Flip-over, pennen, viltstiften, post-its, computers

Voordelen

Een thema behandelen in een zeer grote groep De vrijheid van meningsuiting bevorderen en de selectie van prioritaire onderwerpen mogelijk maken Een netwerksfeer tot stand brengen

Aandachtspunten

Risico dat bepaalde punten niet grondig behandeld worden Vraagt een vrij aanzienlijke opvolging tijdens en na het evenement

Bereidingstijd)

  • Selectie van het te behandelen thema
  • Afdrukken en uithangen van de regels van het open forum in het gezamenlijke lokaal
  • Afdrukken van de verslagfiches voor iedere workshop
  • Afdrukken van de "programmatool" voor elke deelnemer
  • Afdrukken en uithangen van het lege rooster van de agenda’s van de dag
  • Voorbereiding van de computers.
  • Organisatie van de catering: dranken en maaltijden voorzien op basis van het aantal deelnemers

  • Rekrutering en briefing van het begeleidende team.
  • Uitnodiging van de deelnemers op basis van het profiel van de gebruikers

Verloop

Verwelkoming

30 min

De deelnemers verwelkomen, hun gegevens registreren en ze uitnodigen om plaats te nemen in het gezamenlijke lokaal.

Presentatie

In het gezamenlijke lokaal legt de moderator het concept, het verloop en de doelstellingen van de dag uit; ook legt hij aan alle deelnemers de regels van het open forum uit (zie toolfiche "Regels open forum")

Totstandkomingsfase

30 min

Tijdens de gezamenlijke sessie stellen de vrijwillige deelnemers een gespreksonderwerp aan de groep voor en hangen zij de vraag die zij in de workshop willen behandelen aan de muur, in de "marktplaats”.

  • De moderator legt aan de deelnemers het principe uit van het "voorstellen van onderwerpen" en deelt mee dat elke aanbrenger van een thema verantwoordelijk is voor de moderatie en het verslag van zijn workshop

  • De moderator begeleidt de discussie totdat alle gewenste thema’s zijn voorgesteld.

Keuze van onderwerpen

15 min

De deelnemers worden uitgenodigd om zich naar de "Marktplaats” te begeven en de workshops te kiezen waaraan zij willen deelnemen.

  • De deelnemers schrijven de workshops op hun "programmafiche"
  • Moderator deelt de tijden mee en lanceert de workshopfase

Workshops

3x30 min

De deelnemers worden uitgenodigd om zich over de workshops te verdelen in kleine groepen van maximaal 15 personen. Tijdens het evenement worden 3 workshopsessies georganiseerd

  • De workshopverantwoordelijke lanceert de discussie en neemt nota van het debat op zijn transcriptiefiche (Toolfiche "Verslag")
  • De deelnemers discussiëren en zijn vrij om te komen en te gaan waar en wanneer zij willen

Nieuwslokaal en verslag tijdens de gezamenlijke sessie

De workshopverantwoordelijken worden uitgenodigd om na elke workshop het verslag van hun discussie te typen op de computers in het nieuwslokaal. De verslagen worden gaandeweg door de hoofdmoderator afgedrukt en uitgehangen zodat elke deelnemer ze kan lezen.

Afsluiting

30 min

De deelnemers worden uitgenodigd om zich bij de centrale kring te voegen in het gezamenlijke lokaal. Ieder van hen zegt in één zin wat hij vond van het evenement en de discussies waaraan hij heeft deelgenomen.

Meedelen van de resultaten:

  • Verzending van de verslagen naar iedere deelnemer
  • (Een artikel over de workshop schrijven en publiceren)
De methodefiche downloaden

Tools